Proste Faktury
Komfort fakturowania dla każdego
Aktualna wersja 2.8

Proste Faktury - Dokumentacja

Rozdział 15.
FAKTURY I RACHUNKI CYKLICZNE

Spis treści  

Faktury i rachunki cykliczne są to takie faktury lub rachunki, które wystawiane są danemu kontrahentowi wielokrotnie co określony odstęp czasu (np. co miesiąc), zazwyczaj z tytułu usługi świadczonej w sposób ciągły lub okresowy.

Proste Faktury zawierają rozwiązania ułatwiające wystawianie takich dokumentów. W praktyce korzystania z programu istotne jest, aby użytkownik nie był zmuszony do okresowego powtarzania całego procesu wystawiania faktury i rachunku, pomimo że kontrahent, sprzedany towar lub usługa oraz inne szczegółowe parametry dokumentu nie uległy zmianie. Zazwyczaj bowiem jedynymi danymi które w takiej sytuacji podlegają zmianie są data wystawienia i numer kolejny dokumentu oraz data sprzedaży.

Program zawiera 2 rozwiązania pozwalające powielać wcześniej zdefiniowane dokumenty:

  • proste klonowanie,
  • zaawansowane narzędzie Faktury i rachunki cykliczne.

Klonowanie nie ogranicza się do faktur i rachunków – jest dostępne dla każdego rodzaju dokumentów obsługiwanych przez program. Opcja ta jest dostępna na listach wystawionych dokumentów i stosuje się ją do obiektu zaznaczonego na takiej liście (zrzut nr 1). Jej użycie spowoduje otwarcie formularza edycji nowej faktury, rachunku lub innego dokumentu, który będzie zawierał wszystkie dane z obiektu źródłowego za wyjątkiem:

  • daty wystawienia, a w przypadku faktur również daty sprzedaży: z chwilą sklonowania przypisywana jest im data bieżąca,
  • numeru kolejnego – pole to jest wypełniane jak dla wszystkich nowych dokumentów, zgodnie z ustawieniami numeracji dokumentów.

Klonowanie może mieć w praktyce różne zastosowania i służyć pomocą zawsze kiedy użytkownik chce wystawić dokument bardzo zbliżony do już istniejącego – nie musi mieć to nic wspólnego z wystawianiem cyklicznych faktur i rachunków. Jest to jednak pomocne rozwiązanie w przypadku cykliczności jeśli ilość takich faktur i rachunków nie jest zbyt duża.

W przypadku wystawiania większej liczby cyklicznych dokumentów zdecydowanie wygodniejszym i wydajniejszym rozwiązaniem jest dedykowane specjalnie takiej sytuacji narzędzie Faktury i rachunki cykliczne. Dostęp do niego można uzyskać za pośrednictwem menu głównego (zrzut nr 2). Narzędzie to pozwala tworzyć nazwane przez użytkownika szablony treści i ustawień faktur i rachunków wraz z załączoną listą wielu kontrahentów (nabywców). Na podstawie takiego szablonu „jednym kliknięciem” utworzonych zostać może wiele faktur i rachunków – na zasadzie jeden dokument dla każdego nabywcy.

Narzędzie Faktury i rachunki cykliczne pozwala zautomatyzować tworzenie następujących rodzajów dokumentów:

  • faktury VAT,
  • faktury kasowe,
  • faktury proforma,
  • faktury VAT marża,
  • rachunki.

Wyboru rodzaju dokumentu należy dokonać na etapie tworzenia cyklu, gdyż w późniejszym czasie możliwość jego zmiany jest ograniczona lub jej nie ma. Nie można np. zmienić rodzaju dokumentów z faktury VAT na rachunek (zrzut nr 3).

Formularz edycji cyklu jest bardzo podobny do formularza edycji faktury lub rachunku, ponieważ należy podać w nim praktycznie te same dane. Najważniejszą różnicą jest to, że do cyklu można dołączyć wielu kontrahentów (nabywców), co znajduje odzwierciedlenie m.in. w podziale okna formularza na 2 zakładki – Faktura/rachunek oraz Nabywcy.

Edytując cykl edytuje się jedynie szablon dokumentów. Aby utworzyć faktury lub rachunki należy użyć przycisku Utwórz dokumenty znajdującego się w dolnej części okna. Ponieważ na liście dołączonych nabywców można zaznaczać wybrane pozycje, dokumenty mogą być wygenerowane zarówno dla całej listy bez wyjątku jak i tylko dla zaznaczonych nabywców (zrzut nr 4). Wykonanie tej operacji spowoduje:

  • utworzenie i zapisanie do bazy danych dokumentów danego typu na zasadzie 1 dokument dla danego nabywcy; dokumenty tworzone są w takiej kolejności w jakiej uporządkowano listę nabywców;
  • nadanie im treści i parametrów wprowadzonych w formularzu;
  • nadanie im numerów kolejnych zgodnych z aktualnymi ustawieniami autonumeracji dokumentów; autonumeracja musi być włączona;
  • ewentualne utworzenie dokumentów dodatkowych oraz wpłat jeżeli wynika to z ustawień programu i zgodnie z tymi ustawieniami;
  • zapisanie w dokumencie miejsca jego wystawienia pobranego z aktualnych ustawień programu.

Należy pamiętać, że chociaż edycja cyklu jest jedynie edycją szablonu faktur i rachunków, to jednak może powodować niektóre skutki, które są skutkiem edycji dokumentów:

  • jeśli włączono autozapamiętywanie produktów (towarów i usług) wprowadzanych podczas edycji dokumentów, zapamiętane zostaną również produkty nowe i zmienione w edytorze cyklu,
  • można edytować zestaw zapamiętywanych uwag do dokumentów.

Produkty wprowadzone do szablonu cyklu traktowane są tak samo jak produkty wprowadzone do faktur i rachunków, tzn. stają się ich częścią i żadne późniejsze zmiany w słowniku produktów nie wpływają już na treść szablonu cyklu. Inaczej są natomiast traktowani powiązani z cyklem nabywcy. O ile w przypadku rzeczywistych dokumentów późniejsza edycja słownika kontrahentów nie wpływa w żaden sposób na już wystawioną fakturę lub rachunek (tak jak w przypadku produktów), o tyle w szablonie cyklu zapisywane są jedynie odnośniki do słownika kontrahentów. W związku z tym:

  • wszelkie zmiany dokonane w słowniku kontrahentów znajdują bezpośrednie odzwierciedlenie na liście nabywców cyklu;
  • w chwili tworzenia dokumentów pobrane zostaną zawsze aktualne dane ze słownika, a w przypadku usunięcia kontrahenta ze słownika, zostanie on również usunięty z listy nabywców w szablonie cyklu;
  • nie można powiązać z szablonem cyklu kontrahenta, którego nie ma w słowniku;
  • z poziomu narzędzia Faktury i rachunki cykliczne nigdy nie są wprowadzane żadne zmiany w słowniku kontrahentów.

Program udostępnia funkcję klonowania szablonów cykli. Jest ona dostępna w oknie wyświetlającym listę zapisanych szablonów cykli (zrzut nr 5) i działa w sposób analogiczny do klonowania rzeczywistych dokumentów. Funkcja ta ułatwia więc utworzenie nowego szablonu na podstawie już istniejącego w sytuacji, gdy mają się one cechować znacznym podobieństwem.

Spis treści  Do góry