Proste Faktury
Komfort fakturowania dla każdego
Aktualna wersja 2.8

Proste Faktury - Dokumentacja

Rozdział 17.
PARAGONY FISKALNE

Spis treści  

Ten rozdział opisuje sposób tworzenia i drukowania paragonów fiskalnych. Sposób połączenia urządzenia fiskalnego z programem opisany jest w odrębnym rozdziale. Na potrzeby tego rozdziału zakłada się, że urządzenie fiskalne działa i zarówno ono jak i program są poprawnie skonfigurowane do wzajemnej współpracy.

Co do istoty paragon fiskalny występuje w programie jako jeden z dokumentów. Aby utworzyć nowy paragon można wykonać w szczególności jedną z następujących operacji:

  • wybrać opcję Nowy paragon w menu Sprzedaż (zrzut nr 1)
  • kliknąć odpowiedni przycisk na pasku narzędzi okna głównego (zrzut nr 2)
  • kliknąć przycisk Nowy w oknie zawierającym listę zapamiętanych przez program paragonów

Możliwe jest również wystawienie paragonu z poziomu formularza faktury lub dokumentu WZ (o czym poniżej) oraz na podstawie produktu zapisanego w słowniku (wybierając odpowiednią opcję na liście produktów zapamiętanych w bazie danych).

Należy jednak pamiętać, że paragon jest w programie bardzo specyficznym rodzajem dokumentu. Dokument ten bowiem, jak również wszystkie funkcje i okna służące do jego tworzenia i edycji, stanowią tylko i wyłącznie interfejs do obsługi urządzenia fiskalnego (drukarki lub kasy) podłączonego do komputera. Wystawienie paragonu fiskalnego następuje dopiero z chwilą wydrukowania go przez urządzenie! Co więcej, program co do zasady nie odczytuje pamięci urządzenia fiskalnego oraz posiada szereg funkcji pozwalających wpływać na treść informacji o paragonach przechowywanych w jego bazie danych, stąd nie należy nigdy i pod żadnym pozorem zakładać, że dane paragonów przechowywane w bazie danych programu stanowią wierne odzwierciedlenie pamięci urządzenia fiskalnego!

Jedną z najbardziej specyficznych cech paragonu jest to, że normalnie edytowalne cechy dokumentu w postaci jego numeru kolejnego oraz daty wystawienia pobierane są z urządzenia fiskalnego dopiero po wydrukowaniu paragonu. Widać to po specyficznym układzie formularza paragonu, którego dolna część zbliżona jest do faktur i rachunków, natomiast górna to głównie informacje tylko do odczytu na temat aktualnego statusu dokumentu (zrzut nr 3). Co więcej, numer paragonu jest porządkową liczbą całkowitą, a nie ciągiem tekstowym jak w przypadku innych dokumentów, zaś dacie wystawienia wydrukowanego paragonu towarzyszy również czas wyrażony w godzinach i minutach.

Z paragonem fiskalnym wiążą się też w programie rygory w zasadzie niespotykane w przypadku innych dokumentów. W szczególności, do paragonu można dodawać wyłącznie produkty zapisane w słowniku produktów i wyraźnie oznaczone w nim jako „fiskalne” z podaniem dodatkowo nazwy produktu stosowanej wyłącznie na paragonach (zrzut nr 4). Nazwa ta powinna mieć długość ograniczoną do możliwości urządzenia i stosowanego w nim papier. Podczas edycji paragonu nie można edytować już tej nazwy, ani też stawki podatku, która również musi zostać ustawiona wcześniej w słowniku. Generalnie opisywane ograniczenia wiążą się z faktem, że urządzenie fiskalne zapamiętuje sprzedane produkty wraz ze stawkami podatku, a ewentualne przepełnienie pamięci sprzedanych produktów lub wystąpienie tzw. schodka podatkowego mogłoby mieć dla użytkownika kłopotliwe następstwa. Należy też wziąć pod uwagę, że katalog możliwych stawek podatku ograniczony jest do zaprogramowanych w urządzeniu fiskalnym, co zarówno program jak i samo urządzenie sprawdzają w przypadku żądania wydruku paragonu. W związku z opisanymi ograniczeniami w przypadku paragonu nie działa funkcja automatycznego zapisywania do słownika produktów z wystawionych dokumentów.

Należy wziąć również pod uwagę następujące kwestie:

  • jeśli w formularzu paragonu ustawiono rabaty, do urządzenia fiskalnego wysyłane są ceny i wartości już po zastosowaniu upustu, nie jest natomiast włączane ich obliczanie przez urządzenie fiskalne nawet jeśli obsługuje ono taką opcję;
  • technicznie rzecz biorąc paragon fiskalny jest dokumentem „brutto” i w tym sensie wartości obliczane są tak samo jak dla „faktury brutto”;
  • widoczne w edytorze paragonu kolumny Symbol oraz Jednostka miary mają jedynie poglądowe znaczenie i nie są wysyłane do urządzenia fiskalnego; mogą być jednak potrzebne jeśli na podstawie paragonu aktualizowane są stany magazynu lub jest wystawiana faktura;
  • sposoby płatności możliwe do wyboru w formularzu paragonu są zależne od sposobów obsługiwanych przez urządzenie fiskalne i ich katalog różni się od katalogu sposobów płatności znanych z faktur i rachunków.

Wystawianie faktury VAT, kasowej lub proforma na podstawie paragonu

Aby wystawić w sposób zautomatyzowany fakturę na podstawie istniejącego już paragonu, należy wykonać jedną z następujących czynności:

  • kliknąć przycisk Fakturuj w formularzu paragonu (zrzut nr 5)
  • wybrać opcję Wystaw fakturę na liście wystawionych paragonów (zrzut nr 6)

Warunkiem powodzenia tej operacji jest wcześniejsze wydrukowanie paragonu. Jeśli jest on spełniony, wyświetli się formularz nowej faktury. W każdym wypadku należy wówczas wybrać nabywcę, ponieważ nie jest on określony w paragonie. Program sam ustawi natomiast taką fakturę jako „fakturę brutto”, przeniesie wszystkie produkty i ustawienia rabatów, a także spróbuje w miarę możliwości skonwertować metodę płatności. Na podstawie jednego paragonu można wystawić jedną fakturę i blokuje to również opcję odwrotną. Jeśli jednak faktura zostanie później usunięta, opcje te zostaną ponownie odblokowane.

Wystawianie paragonu na podstawie faktury VAT, kasowej lub proforma

Aby wystawić w sposób zautomatyzowany paragon na podstawie faktury należy wybrać odpowiednią opcję w formularzu faktury (zrzut nr 7).

Faktura taka zostanie najpierw sprawdzona pod względem formalnej poprawności. Warunkiem powodzenia operacji jest również to, że walutą faktury muszą być złote, a wszystkie wybrane produkty muszą być oznaczone w słowniku jako „fiskalne”. Produkty „fiskalne” oznaczone są w formularzu faktury literą „F”.

Program dokona przeniesienia danych i ustawień z faktury do paragonu analogicznie to tego jak w przypadku procesu odwrotnego. Możliwe jest również wystawienie paragonu do „faktury netto” lub faktury typu mieszanego, jednak program uprzedzi, że wartości faktury i paragonu mogą się wówczas nieco różnić.

Paragon wystawiony w ten sposób musi zostać od razu wydrukowany. Na podstawie jednej faktury można wystawić jeden paragon i blokuje to również opcję odwrotną. Jeśli jednak paragon zostanie później usunięty, opcje te zostaną ponownie odblokowane.

Paragony fiskalne a magazyn towarów

Z poziomu paragonu można zarządzać magazynem niemal dokładnie tak samo jak z poziomu faktury, to znaczy:

  • zatwierdzić wydanie towarów bez wystawiania dokumentu WZ wybierając odpowiednią opcję w formularzu paragonu (zrzut nr 8),
  • wystawić dokument WZ (który ewentualnie pozwoli zatwierdzić wydanie później) wybierając odpowiednią opcję albo w formularzu paragonu, albo na liście wystawionych paragonów (zrzut nr 9).

Analogicznie do faktur możliwe jest również wystawienie paragonu z poziomu formularza WZ (zrzut nr 10).

Należy natomiast zwrócić uwagę na fakt, że w przypadku jeśli do jednej transakcji wystawiono zarówno paragon jak i fakturę, wówczas istnieje teoretyczna możliwość dwukrotnego zatwierdzenia wydania tych samych towarów – raz poprzez fakturę, a drugi raz poprzez paragon. Program próbuje zapobiegać takiej sytuacji w następujące sposoby:

  • jeśli z paragonem skojarzona jest faktura, niezależnie od tego jak to skojarzenie powstało, wówczas opcje magazynowe paragonu zostają zablokowane i są dostępne tylko z poziomu faktury,
  • jeśli wystawiany jest paragon na podstawie faktury lub faktura na podstawie paragonu, a poprzez dokument źródłowy dokonano już wcześniej aktualizacji stanów magazynowych lub wystawiono WZ, informacja taka przekazywana jest do nowo utworzonego dokumentu; dzięki temu nawet jeśli skojarzenie faktury z paragonem ustanie na skutek usunięcia jednego z nich z bazy danych, nie zginie informacja o dokonanym niegdyś zatwierdzeniu zmiany stanów magazynowych.

Nie mniej jednak wymienione mechanizmy zapobiegawcze nie obejmują wszystkich możliwych przypadków „podwójnego wydania”, w związku z czym użytkownicy, u których występują transakcje obejmujące równoległe wystawienie faktury i paragonu oraz aktualizację stanów magazynowych, powinni zachować szczególną ostrożność.

Spis treści  Do góry