Proste Faktury
Komfort fakturowania dla każdego
Aktualna wersja 2.8

Proste Faktury - Dokumentacja

Rozdział 21.
WYSYŁANIE DOKUMENTÓW E-MAILEM

Spis treści  

Program umożliwia wysyłanie poszczególnych faktur, rachunków, przypomnień, wezwań do zapłaty, not odsetkowych i księgowych oraz dokumentów WZ, WZK, PZ i PZK e-mailem. Są one zapisywane do pliku PDF i wysyłane jako załącznik do wiadomości. Dlatego też do wysyłania dokumentów pocztą elektroniczną stosują się wszystkie omówione w odpowiednim rozdziale reguły zapisywania dokumentów do plików PDF. W szczególności, wysłanie dokumentu e-mailem może nastąpić dopiero po spełnieniu wszystkich warunków koniecznych do jego wydrukowania, a dokonanie tej operacji powoduje takie same skutki jak wydrukowanie dokumentu.

Pocztą elektroniczną można wysłać nowy dokument jak i już istniejący po jego otwarciu, klikając przycisk PDF / Email w jego formularzu, po wybraniu opcji Wyślij e-mailem... pojawi się stosowne okno:

Przed wysłaniem pierwszego dokumentu należy dokonać konfiguracji dostępu do konta pocztowego. Można dokonać tego zarówno w oknie ogólnych ustawień programu (karta E-mail), jak i po kliknięciu przycisku Ustawienia w oknie wysyłania wiadomości. Należy podać co najmniej login użytkownika, adres nadawcy oraz adres lub nazwę serwera wraz z numerem portu. Wśród innych danych można podać również hasło użytkownika konta pocztowego, jednak nie jest to zalecane. Wprawdzie hasło to nie jest zapisywane w ustawieniach programu w postaci jawnej, jednakże zastosowanego tam szyfrowania nie należy uważać za dostateczne zabezpieczenie.

Wysyłając wiadomość z dokumentem w załączniku użytkownik ma możliwość wpisania jej tematu (obowiązkowo) oraz treści. Ponieważ wiadomości wysyłane są w formacie HTML, użytkownik ma możliwość zaawansowanego formatowania ich treści. Podstawą tego jest domyślny rozmiar i krój czcionki wiadomości wybierany w ustawieniach programu i mający zastosowanie do każdej wiadomości. Użytkownik może jednak wpływać na to i wiele innych ustawień formatowania wyglądu wiadomości korzystając z edytora w oknie wysyłania. Formatowanie wyglądu odbywa się poprzez stosowanie znaczników podobnych do tych znanych z HTML oraz wielu forów dyskusyjnych w internecie. Można je wstawiać ręcznie lub w sposób zautomatyzowany przy pomocy pzycisków znajdujacych się poniżej okna edycji treści (metoda zalecana). Poniżej krótki opis znaczników wraz z ich odpowiednikami w HTML:

Lp. Znacznik(i) Opis Odpowiednik HTML
1. [SIZE="rozmiar w punktach"]Tekst[/SIZE] rozmiar czcionki <span style="font-size: rozmiar w punktach">Tekst</span>
2. [FONT="krój"]Tekst[/FONT] rodzaj czcionki <span style="font-family: krój">Tekst</span>
3. [COLOR="#kod szesnastkowy"]Tekst[/COLOR] kolor czcionki <span style="color: #kod szesnastkowy">Tekst</span>
4. [B]Tekst[/B] pogrubienie tekstu <b>Tekst</b>
5. [I]Tekst[/I] pochylenie tekstu <i>Tekst</i>
6. [U]Tekst[/U] podkreślenie tekstu <u>Tekst</u>
7. [OLIST]Elementy listy[/OLIST] lista numerowana <ol>Elementy listy</ol>
8. [ULIST]Elementy listy[/ULIST] lista wypunktowana <ul>Elementy listy</ul>
9. [LI]Element listy[/LI] element listy <li>Element listy</li>
10. [LEFT]Tekst[/LEFT] wyrównanie tekstu do lewej <p style="text-align: left">Tekst</p>
11. [CENTER]Tekst[/CENTER] wyśrodkowanie tekstu <p style="text-align: center">Tekst</p>
12. [RIGHT]Tekst[/RIGHT] wyrównaie tekstu do prawej <p style="text-align: right">Tekst</p>
13. [JUSTIFY]Tekst[/JUSTIFY] wyjustowanie tekstu <p style="text-align: justify">Tekst</p>
14. [IMAGE]adres (url) obrazka[/IMAGE] adres obrazka, który będzie wyświetlany w treści wiadomości <img src="adres (url) obrazka" />
15. [URL="faktyczny adres"]opis widoczny w wiadomości[/URL] "zwykłe" łącze internetowe <a target="_blank" href="faktyczny adres">opis widoczny w wiadomości</a>
16. [EMAIL="faktyczny adres"]opis widoczny w wiadomości[/EMAIL] łącze e-mail <a href="mailto: faktyczny adres">opis widoczny w wiadomości</a>

Wiadomość przed wysłaniem konwertowana jest na rzeczywisty HTML. Zaleca się korzystanie z podglądu sformatowanej treści, który pokazuje jak przypuszczalnie będzie wyglądała wiadomość otwarta w programie pocztowym lub pocztowym serwisie www (należy jednak liczyć się z różnicami zależnie od programu, serwisu czy innego użytego oprogramowania, jak przeglądarka internetowa).

Program umożliwia zapisywanie raz utworzonych szablonów wiadomości. Jest to możliwe z poziomu ustawień e-mail, wywoływanych z okna wysyłania wiadomości lub okna Ustawienia w menu głównym programu. Po kliknięciu przycisku Szablony... pojawi się wówczas okno umożliwiające dodawanie i usuwanie nowych szablonów, jak również wybranie szablony domyślnego dla wszystkich nowo tworzonych wiadomości:

Lista zapisanych i dostępnych szablonów widoczna jest następnie w oknie wysyłania wiadomości.

Domyślnie ustawienia programu, dostępne bezpośrednio po jego instalacji, zawierają przykład szablonu, który prezentuje wszystkie możliwości formatowania treści. Zaleca się użytkownikom, aby zapoznali się z nim w celu lepszego zrozumienia działania znaczników.

Spis treści  Do góry