Proste Faktury
Komfort fakturowania dla każdego
Aktualna wersja 2.8

PROSTE FAKTURY - F.A.Q.

W tym dziale podajemy odpowiedzi na najważniejsze i najczęściej zadawane przez użytkowników programu pytania. Mamy nadzieję, że będzie to pomocne opracowanie. W przypadku zadania nam w przyszłości poniższych pytań drogą mailową lub telefoniczną, odsyłać będziemy do odpowiedzi poniżej.

  1. Dlaczego wyniki obliczeń kwot na fakturze są czasami nieco inne w zależności od tego czy ceną bazową jest cena netto czy brutto?
  2. Dlaczego zdarza się, że dla tej samej transakcji kwoty drukowane na paragonie fiskalnym są różne od tych na fakturze?
  3. Gdzie mogę znaleźć opis zasad wystawiania faktur i rachunków?
  4. Jak zapisać fakturę lub rachunek do PDF?
  5. Jak wysłać fakturę lub rachunek e-mailem?
  6. Czy Proste Faktury są kompatybilne z Windows 10?
  7. Czy mogę przenieść program z jednego komputera na inny zachowując wszystkie dane i ustawienia?
  8. Czy mogę zainstalować program na wymiennym nośniku danych, np. pendrivie, i uruchamiać go z tego nośnika na różnych komputerach?
  9. Czy mogę używając programu na jednym komputerze obsługiwać jednocześnie wiele firm?
  10. Czy Proste Faktury mogą działać jako aplikacja wielostanowiskowa w sieci lokalnej?
  11. Czy wasz program do wystawiania faktur umożliwia dodanie obsługi dodatkowych języków, w których wystawiam dokumenty kontrahentom zagranicznym?
  12. Czy za pomocą Prostych Faktur można kontrolować przychodzące płatności za wystawione w programie faktury/rachunki?
  13. Przy próbie wydrukowania dokumentu, wyświetlenia jego podglądu lub zapisania do PDF pojawia się krytyczny błąd z komunikatem Serwer RPC jest niedostępny lub podobnym.
  14. Korzystałem z programu w taki sposób, że obsługiwałem kilka firm za pomocą odrębnych instalacji (kopii) dla każdej z nich. Skoro od wersji 2.1 mogę obsługiwać wiele firm w jednej kopii programu, jak mogę dokonać transferu danych z poprzednio stosowanego rozwiązania?
  15. Po aktualizacji programu pod Windows Vista lub 7, w szczególności z wersji wcześniejszych niż 1.9, brakuje części danych - np. faktur wystawionych przed lub po jakiejś dacie, słownika kontrahentów lub towarów i usług – które z całą pewnością były dostępne bezpośrednio przed aktualizacją. Dodatkowo, w podfolderze Autobackup, który znajduje się w głównym katalogu programu, brakuje archiwów z ostatniego czasu i dlatego nie można przywrócić bazy danych narzędziem Archiwizacja lokalna.
  16. Jestem przedsiębiorcą zarejestrowanym w innym niż Polska kraju UE, ale nie posiadam VAT ID, lecz inny numer identyfikacyjny przewidziany prawem tego kraju – czy mogę używać Prostych Faktur?
  17. Wprowadzam do programu nowy klucz aktywacyjny i jest on akceptowany przez program, jednak po ponownym jego uruchomieniu nadal wczytywany jest stary klucz.
  18. Podczas próby uruchomienia programu pojawia się komunikat, że nie można załadować biblioteki imagelib.dll, w efekcie czego program kończy pracę.
  19. Czy na wydruku faktury można doprecyzować zwyczajową formułę "data sprzedaży" tak, aby zamiast niej drukowała się np. "data dostawy towaru" lub "data wykonania usługi"?
  20. Nastąpiła utrata bazy danych programu, tj. brak jest danych dokumentów, klientów i produktów - czy mogę je odzyskać?
  21. Czy jeśli korzystałem dotąd z programu Proste Faktury, mogę przejść na program DuoKomp Sprzedaż i Magazyn zachowując wszystkie dane?
  22. Przy próbie wydruku kilku dokumentów na raz pojawia się problem tego rodzaju, że drukują się np. dwie pierwsze, ale kolejne już nie. Konieczne jest zwykle ponowne uruchomienie programu.


1. Dlaczego wyniki obliczeń kwot na fakturze są czasami nieco inne w zależności od tego czy ceną bazową jest cena netto czy brutto?

Z punktu widzenia obliczania kwot na fakturze istnieją 3 sposoby wystawiania tych dokumentów: od cen netto, od cen brutto oraz metoda mieszana. Od wersji 1.9.1 program umożliwia wybór jednej z tych 3 metod (poprzednio stosowana była najbardziej uniwersalna metoda mieszana). Zalecamy stosować się do następujących wskazówek:

  • Faktura netto. Ta metoda zalecana jest jeśli rozliczenia z kontrahentami dokonywane są głównie na podstawie cen netto. Podstawa prawna: art. 106e ust. 1 ustawy*.
  • Faktura brutto. Ta metoda zalecana jest jeśli rozliczenia z kontrahentami dokonywane są głównie na podstawie cen brutto, a w szczególności jeśli sprzedaż jest dodatkowo rejestrowana przy pomocy kasy fiskalnej, gdyż korzysta ona właśnie z tej metody obliczeń. Podstawa prawna: art. 106e ust. 8 ustawy*.
  • Faktura mieszana. Ta metoda zalecana jest jeśli faktury zawierają jednocześnie pozycje liczone od cen netto i brutto. Choć jest to w istocie odmiana faktury netto, to jednak dla każdego wiersza liczony jest pełen zestaw wartości - netto, VAT oraz brutto. Dlatego końcowe wartości faktury stanowią sumę poszczególnych wierszy. Ta metoda jest również zalecana w przypadku wystawiania faktur przez podatników VAT zarejestrowanych w innych niż Polska krajach UE. Podstawa prawna: art. 106e ust. 10 ustawy*

*) Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.


2. Dlaczego zdarza się, że dla tej samej transakcji kwoty drukowane na paragonie fiskalnym są różne od tych na fakturze?

Istnieją 3 sposoby obliczania kwot na fakturze (patrz pkt powyżej), natomiast kasy fiskalne zawsze liczą wartości wg metody brutto. Jeśli więc zgodność kwot pomiędzy fakturą a paragonem ma dla użytkownika kluczowe znaczenie, wszystkie faktury do których drukowane są paragony należy wystawiać wg metody brutto.


3. Gdzie mogę znaleźć opis zasad wystawiania faktur i rachunków?

Należy sięgnąć do odpowiednich aktów prawnych. W szczególności:

  • Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur,
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach.

Treść ustaw i rozporządzeń można znaleźć m.in. tutaj: http://isip.sejm.gov.pl/prawo/index.html


4. Jak zapisać fakturę lub rachunek do PDF?

Poczynając od wersji 1.9 program Proste Faktury ma wbudowaną funkcję zapisu dokumentów i raportów do PDF. Jeśli użytkownik posiada starszą wersję, należy dokonać aktualizacji. Jeśli mimo wszystko aktualizacja nie jest możliwa lub z jakiś względów wbudowana w program opcja zapisu do PDF okaże się niedostępna, można skorzystać z tzw. drukarki PDF. Jest to odrębny program, który w systemie operacyjnym uwidacznia się jako zwykła drukarka, jednak treść "wydruku" zapisywana jest do wskazanego przez użytkownika pliku PDF. Tego rodzaju programów jest wiele m.in: PDF995, PdfCreator, DoPDF. Warto zauważyć, że w ten sposób można "wydrukować" dowolny dokument z dowolnego programu.


5. Jak wysłać fakturę lub rachunek e-mailem?

Poczynając od wersji 1.9 program Proste Faktury ma wbudowaną wysyłania dokumentów e-mailem. Wymaga to jedynie skonfigurowania parametrów poczty w programie, który w tym wypadku działa w charakterze klienta e-mail. Parametry poczty udostępniane są zawsze przez dostawcę tej usługi.

Jeśli użytkownik posiada starszą wersję programu, należy dokonać aktualizacji. Jeśli mimo wszystko aktualizacja nie jest możliwa lub z jakiś względów wbudowana w program opcja wysyłania dokumentów e-mailem okaże się niedostępna, należy tę czynność wykonać ręcznie. Dokumenty można bowiem zapisać do PDF (patrz porada 4), a następnie wysłać w załączniku e-mailem jak każdy inny plik.


6. Czy Proste Faktury są kompatybilne z Windows 10?

Tak, przynajmniej najnowsze wersje programu są kompatybilne z Windows 10.


7. Czy mogę przenieść program z jednego komputera na inny zachowując wszystkie dane i ustawienia?

Tak, jest to możliwe. W każdym wypadku należy zacząć tę operację od zainstalowania nowej kopii programu na docelowym komputerze, a następnie wprowadzenia tam klucza aktywacyjnego. Dalsze postępowanie przybiera postać 2 typowych wariantów:

Jeśli przeniesienie danych (i/lub ustawień) to jednorazowa konieczność, zaleca się skorzystanie z wbudowanego w program narzędzia Archwiwizacja lokalna.... Pozwala ono na zapisanie na wcześniej używanym komputerze pliku zawierającego archiwum bazy danych (w najnowszych wersjach programu również ustawień), który należy skopiować na komputer docelowy (np. przy pomocy pendriva lub wysyłając e-mailem). Tam, przy pomocy tego samego narzędzia, można odtworzyć z pliku bazę danych. Więcej inormacji na ten temat znajduje się w dokumentacji programu w rozdziale "Archiwizacja danych na lokalnym komputerze".

Jeśli przenoszenie danych (i/lub ustawień) ma miejsce często, rekomendowane jest skorzystanie z usługi Kopia online, która jest najwygodniejszym i najszybszym sposobem przenoszenia danych i ustawień pomiędzy stanowiskami pracy.

Teoretycznie możliwe jest również przeniesienie programu poprzez proste skopiowanie całego jego folderu na inny komputer, gdyż przynajmniej w teorii folder ten powinien w większości wypadków zawierać całość programu oraz jego danych i ustawień. Nie jest to jednak rozwiązanie zalecane, gdyż przy współczesnych systemach operacyjnych Windows powoduje często mniejsze lub większe problemy, łącznie z możliwością utraty danych. Należy więc traktować to jako rozwiązanie absolutnie wyjątkowe, gdy nie ma innej możliwości; powinni stosować je wyłącznie użytkownicy biegli w obsłudze komputera lub profesjonalni informatycy po uprzednim zasięgnięciu informacji u naszego konsultanta do spraw technicznych.


8. Czy mogę zainstalować program na wymiennym nośniku danych, np. pendrivie, i uruchamiać go z tego nośnika na różnych komputerach?

Tak, pod warunkiem że do kopii programu zainstalowanej na nośniku wymiennym zostanie wpisany klucz aktywacyjny.

Począwszy od wersji 1.9.3 rekomendowaną do rozważenia alternatywą dla przenoszenia programu na pendrivie jest usługa Kopia online. Rowiązanie to zapewnia większe bezpieczeństwo danych (nie ma ryzyka utraty lub uszkodzenia pendriva) i niesie za sobą mniejsze ryzyko wystąpienia problemów technicznych, choć wymaga zainstalowania programu na każdym stanowisku pracy.


9. Czy mogę używając programu na jednym komputerze obsługiwać jednocześnie wiele firm?

Tak, pod warunkiem, że program zarejestrowano na każdy z tych podmiotów podmiotów (tzn. wykupiono odpowiednią ilość kluczy aktywacyjnych, każdy dla odpowiedniego NIP-u/VAT ID). Dostępne są w tym zakresie 2 opcje:

Wariant 1 - uproszczony, działa dla wszystkich wersji programu:

Dla każdego NIP/VATID należy zainstalować osobną kopię programu w odrębnym katalogu na dysku, wg reguły jedna kopia = jedna firma. W każdej kopii należy wprowadzić jeden z kluczy aktywacyjnych. Ponieważ dane i ustawienia zarejestrowanego programu są przechowywane w całości w jego katalogu, poszczególne kopie nie będą wchodziły ze sobą w konflikt. W razie potrzeby należy ewentualnie utworzyć ręcznie skróty (np. na pulpicie) do każdej z kopii.

Wariant 2 - zaawansowany, dostępny od wersji 2.1 programu:

Należy pozostać przy instalacji tylko jednej kopii programu i włączyć w niej tryb obsługi wielu firm. Zasady jego działania opisane są w dokumentacji w rozdziale Obsługa jednej lub wielu firm.

Patrz również pkt 14.


10. Czy Proste Faktury mogą działać jako aplikacja wielostanowiskowa w sieci lokalnej?

Nie. Proste Faktury z założenia są aplikacją jednostanowiskową. Jeśli zachodzi potrzeba jednoczesnej pracy wielu użytkowników na tej samej bazie danych w sieci lokalnej lub w ramach VPN, należy dokonać migracji do programu DuoKomp Sprzedaż i Magazyn. Jest on pełnowartościowym systemem sieciowym.

Jeśli zachodzi jedynie potrzeba wykonywania czynności zamiennie (ale nie jednocześnie) na różnych komputerach i nie ma potrzeby zarządzania użytkownikami, należy skorzystać z usługi Kopia online, która pozwala na błyskawiczne i bardzo wygodne przenoszenie bazy danych pomiędzy stanowiskami pracy.


11. Czy wasz program do wystawiania faktur umożliwia dodanie obsługi dodatkowych języków, w których wystawiam dokumenty kontrahentom zagranicznym?

Tak. Program zawiera zarówno wbudowane tłumaczenia faktur i rachunków na język angielski i niemiecki, jak również umożliwia użytkownikom dodanie własnych tłumaczeń.

Przed dokonaniem jakichkolwiek zmian w prosimy o zapoznaniem się z rozdziałem dokumentacji programu poświęconemu tłumaczeniu dokumentów. Po jego lekturze i postępując wg poniższych kroków użytkownik łatwo przetłumaczy faktury i rachunki na dowolny język świata:

  • otwórz ustawienia programu,
  • na karcie Lokalizacja kliknij przycisk Edytor tłumaczeń,
  • przejdź na kartę zatytułowaną Użytkownika 1 (dla pierwszego tłumaczenia, dla kolejnych należy wybrać Użytkownika 2 lub Użytkownika 3),
  • dokonaj stosownych zmian w tłumaczeniu wybranych dokumentów wg wskazówek z dokumentacji,
  • po przetłumaczeniu kliknij przycisk Zapisz zmiany, a następnie Zamknij,
  • aby dokonać trwałego wyboru języka dla każdej nowej faktury/rachunku należy przestawić domyślny język wydruku dokumentów na "użytkownika 1 (2, 3)" na karcie Lokalizacja ustawień programu; dla pojedynczych faktur/rachunków zmiany tej można dokonać w ich formularzach po kliknięciu przycisku Zaawansowane,
  • na zakończenie należy kliknąć OK w oknie Ustawienia.

Należy także nadmienić, iż wspomniana procedura dotyczy nie tylko tłumaczenia na nowe języki ale umożliwia lepsze dopasowanie wbudowanych już tłumaczeń faktur i rachunków. W takim przypadku przed dokonaniem zmian należy przyciskiem Skopiuj z w edytorze tłumaczeń przenieść wybrane tłumaczenie wbudowane do któregoś z tłumaczeń użytkownika.


12. Czy za pomocą Prostych Faktur można kontrolować przychodzące płatności za wystawione w programie faktury/rachunki?

Tak. Program od wersji 1.9.1 umożliwia przechowywanie informacji o płatnościach dokonywanych z tytułu faktur i rachunków, a od wersji 2.0 - także not odsetkowych. Wprowadzać można zarówno płatności całościowe jak i częściowe.

Najważniejsze funkcjonalności związane z kontrolą płatności z tytułu faktur, rachunków i not odsetkowych użytkownik znajdzie w miejscach wymienionych poniżej:

  • w ustawieniach programu, na karcie Wpłaty można włączyć lub wyłączyć kontrolę płatności dla nowo tworzonych dokumentów (domyślnie funkcja ta jest włączona), a także zdefiniować automatyczne oznaczanie ich jako opłacone w zależności od wybranego sposobu płatności,
  • na listach wystawionych faktur, rachunków i not odsetkowych oznaczyć można konkretny dokument jako całkowicie opłacony - stosowną opcję Oznacz jako opłacone użytkownik znajdzie w menu listy; ustawienie dokumentu jako opłaconego jest równoznaczne dodaniu wpłaty równej różnicy pomiędzy kwotą dokumentu a sumą dotychczasowych wpłat,
  • w formularzu faktury, rachunku lub noty odsetkowej po kliknięciu przycisku Płatności użytkownik ma możliwość wprowadzenia wpłat częściowych lub całościowych (w przypadku faktur i rachunków wraz z wydrukiem dokumentów KP, KW lub formularza przelewu na stosowną kwotę).

Na listach wystawionych faktur, rachunków i not odsetkowych istnieje możliwość wyświetlenia rozszerzonej informacji nt. płatności związanych z dokumentami, łącznie z dodatkowym wyróżnieniem nieopłaconych dokumentów po terminie płatności. Funkcje te można włączyć klikając przycisk Płatności... w oknach wystawionych faktur, rachunków i not odsetkowych.


13. Przy próbie wydrukowania dokumentu, wyświetlenia jego podglądu lub zapisania do PDF pojawia się krytyczny błąd z komunikatem Serwer RPC jest niedostępny lub podobnym.

Niektóre komponenty programu mogą wymagać dostępu do usługi RPC (Zdalne wywoływanie procedur), który w pewnych sytuacjach nie jest jednak możliwy. Na podstawie dotychczasowych analiz ustaliliśmy najbardziej typowe przyczyny tego problemu i zalecamy zastosowanie jednej z 2 poniższych procedur.

Rozwiązanie 1. Jeżeli w systemie operacyjnym jest zainstalowane oprogramowanie antywirusowe i zabezpieczające Comodo:

  1. W zasobniku systemowym Windows (w prawej dolnej części ekranu) należy kliknąć ikonę pakietu Comodo prawym klawiszem myszy.
  2. W menu jakie się pojawi należy wybrać Otwórz....
  3. W oknie jakie się wyświetli należy wybrać opcję Defense+.
  4. Pojawi się lista nierozpoznanych plików. Jeżeli wśród nich znajduje się plik pf.exe, a w kolumnie firma widnieje DuoKomp, jest to plik wykonywalny programu Proste Faktury.
  5. Należy zaznaczyć powyższy plik, a następnie wybrać opcję Przenieś do zaufanych plików.

Problem został zgłoszony twórcom pakietu Comodo i aktualnie oczekujemy na jego trwałe rozwiązania poprzez dodanie programu Proste Faktury do listy zaufanych aplikacji.

Rozwiązanie 2. W innych przypadkach:

Należy upewnić się, że usługa RPC (Zdalne wywoływanie procedur) jest włączona:

  1. Uruchamiamy Panel Sterowania systemu Windows.
  2. Wybieramy aplet Narzędzia Administracyjne (w Windows Vista i 7 należy najpierw włączyć widok ikon, gdyż w widoku kategorii ta opcja nie jest widoczna).
  3. Klikamy dwa razy w pozycję Usługi.
  4. Na liście jaka się pojawi szukamy usługi Bufor wydruku.
  5. Zaznaczamy tę usługę na liście, klikamy prawym klawiszem myszy i wybieramy Właściwości.
  6. Na karcie ustawień usługi powinna być wybrana opcja Typ uruchomienia: Automatyczny. Jeśli tak nie jest, należy to zmienić. Konieczny wówczas będzie restart komputera.

14. Korzystałem z programu w taki sposób, że obsługiwałem kilka firm za pomocą odrębnych instalacji (kopii) dla każdej z nich. Skoro od wersji 2.1 mogę obsługiwać wiele firm w jednej kopii programu, jak mogę dokonać transferu danych z poprzednio stosowanego rozwiązania?

Należy zastosować procedurę opisaną poniżej. Prosimy o uważne przeczytanie wszystkich punktów przed przystąpieniem do działania, a w razie wątpliwości należy poprosić o pomoc bardziej doświadczoną osobę lub informatyka. Zwracamy również uwagę, że opisaliśmy tutaj procedurę migracji w jej najprostszej wersji i przedstawiamy ją bez wnikania w szczegóły techniczne, natomiast niekoniecznie jest ona do końca poprawna z punktu widzenia funkcjonalności i logiki programu. Chcemy jednak, aby z migracją między trybami obsługi firm mogli poradzić sobie również mniej zaawansowani użytkownicy.

  1. Należy odnaleźć wszystkie dotychczas używane kopie programu, aby można było uruchomić każdą z nich w taki sposób, w jaki robiło się to do tej pory. W typowym przypadku wystarczy odnaleźć skróty do poszczególnych kopii, chyba że były one uruchamiane w inny sposób.
  2. Należy uruchamiać wszystkie kolejne dotychczas używane kopie programu. Jeśli korzystali z nich dotąd różni użytkownicy systemu Windows, należy dopilnować, aby były uruchamiane przez tych samych użytkowników co zazwyczaj. To dosyć ważne, więc w razie potrzeby przed uruchomieniem kolejnej kopii należy przelogować użytkownika Windows. Każdą kopię należy następnie przełączyć w tryb wielu firm (menu Narzędzia|Firmy: pojawi się wówczas odpowiednie okno z przyciskiem służącym do przełączenia trybów). Jako sposób przełączenia należy koniecznie wybrać utworzenie nowej firmy z automatycznym importem danych z dotychczasowej jednej firmy! W ten sposób, z każdym kolejnym przełączeniem, do wspólnego magazynu danych będą dodawane firmy z poszczególnych używanych dotąd kopii programu. Fakt, że w trybie wielu firm istnieje jeden wspólny dla całego komputera magazyn danych i ustawień programu jest istotną różnicą w porównaniu z trybem jednej firmy, gdzie każda kopia programu utrzymuje własną bazę danych i ustawień niedostępną dla innych kopii. Dzięki temu opisana tutaj procedura może też w ogóle zadziałać.
  3. Po dokonaniu przełączenia trybów i przeniesieniu danych i ustawień w każdej używanej dotąd kopii programu, należy wybrać jedną, z której użytkownik będzie teraz korzystał. Pozostałe kopie nie będą już potrzebne, chociaż formalnie rzecz biorąc każda z nich będzie miała dostęp do wspólnego magazynu danych, więc ewentualne uruchomienie innej niż raz ustalona kopia nie powinno spowodować szkody.

15. Po aktualizacji programu pod Windows Vista lub 7, w szczególności z wersji wcześniejszych niż 1.9, brakuje części danych - np. faktur wystawionych przed lub po jakiejś dacie, słownika kontrahentów lub towarów i usług – które z całą pewnością były dostępne bezpośrednio przed aktualizacją. Dodatkowo, w podfolderze Autobackup, który znajduje się w głównym katalogu programu, brakuje archiwów z ostatniego czasu i dlatego nie można przywrócić bazy danych narzędziem Archiwizacja lokalna.

  1. Bardzo ważne jest ustalenie czy nowa wersja programu na pewno została zainstalowana dokładnie w tym samym miejscu na dysku co jej poprzednik. Przejdź do kolejnego kroku dopiero, gdy masz całkowitą pewność w tej kwestii. Więcej informacji dotyczących aktualizacji w prawidłowym katalogu dostępnych jest tutaj. Może się też zdarzyć, że jednak w katalogu programu znajduje się podkatalog Autobackup zawierający automatyczne kopie zapasowe z ostatnich dni lub tygodni – wówczas przejdź od razu do kroków 6 i 7. Jeśli jednak zamieszczona tutaj instrukcja nie pozwoli przywrócić danych, MUSISZ skorzystać z pomocy doświadczonego użytkownika lub zawodowego informatyka.
  2. Najbardziej prawdopodobną przyczyną problemu jest to, że system Windows przeniósł automatycznie niektóre pliki programu do katalogu Virtual Store. Tam też znajdują się ostatnie automatyczne kopie zapasowe bazy danych tworzone w chwili zamknięcia programu – można je odzyskać przy pomocy narzędzia Archiwizacja lokalna bliżej opisanego tutaj. W tym celu trzeba jednak odnaleźć katalog Virtual Store wg instrukcji poniżej.
  3. Ponieważ niektóre interesujące nas katalogi mogą być domyślnie ukryte, należy usunąć tę przeszkodę:
    • Uruchom Eksploratora plików systemu Windows: naciskając łącznie klawisze Windows+E albo poprzez menu Start->Komputer;
    • Wejdź w menu Organizuj->Opcje folderów i wyszukiwania;
    • Na karcie Widok zaznacz opcję Pokaż ukryte pliki, foldery i dyski;
    • Kliknij OK.
  4. W programie Proste Faktury kliknij Narzędzia->Archiwizacja lokalna, po czym przejdź na kartę Odzyskiwanie.
  5. Kliknij przycisk wyboru pliku i w oknie jakie się pojawi przejdź do folderu: C:\Użytkownicy\NAZWA_KONTA_UŻYTKOWNIKA\AppData\Local\VirtualStore\Program Files\Proste Faktury\Autobackup. Weź pod uwagę, że:
    • Jeśli system operacyjny jest zainstalowany na innym dysku niż C, należy udać się na ten dysk;
    • Katalog Użytkownicy może również nosić nazwę Users;
    • W miejscu NAZWA_KONTA_UŻYTKOWNIKA znajduje się katalog o nazwie zalogowanego użytkownika systemu Windows;
    • Katalog Program Files może się też nazywać Program Files (x86) lub mogą istnieć oba te katalogi.
  6. Jeśli w/w podkatalog Autobackup istnieje, należy sprawdzić czy zawiera archiwa bazy danych z ostatnich dni. Jeśli tak, należy zaznaczyć plik utworzony koniecznie PRZED aktulizacją programu do nowej wersji. Przypominamy, że pliki automatycznej kopii zapasowej mają w swojej nazwie datę i godzinę jej utworzenia. Po zaznaczeniu pliku kliknij Otwórz.
  7. Kliknij przycisk Start. Powinno to przywrócić bazę danych do stanu z wybranego dnia i godziny. Upewnij się co do tego przeglądając listy wystawionych dokumentów i słowniki w programie. W razie potrzeby można jeszcze raz przywrócić bazę danych wybierając inne archiwum. Pamiętaj, że więcej o narzędziu Archiwizacja lokalna możesz przeczytać tutaj.

16. Jestem przedsiębiorcą zarejestrowanym w innym niż Polska kraju UE, ale nie posiadam VAT ID, lecz inny numer identyfikacyjny przewidziany prawem tego kraju – czy mogę używać Prostych Faktur?

Jeżeli użytkownik z innego kraju członkowskiego niż Polska posiada inny numer identyfikacyjny przedsiębiorcy aniżeli VAT ID, może używać Prostych Faktur, gdyż w kluczu aktywacyjnym może być zakodowana dowolna sekwencja znaków. W praktyce potrzebna będzie wówczas zmiana w ustawieniach programu w zakresie tłumaczeń dokumentów, gdyż ich standardowe wersje zakładają, że numer identyfikacyjny nazywa się NIP lub VAT ID. Dlatego przed lub po otrzymaniu klucza aktywacyjnego z zakodowanym numerem identyfikacyjnym należy wykonać następujące kroki:

  1. Wejść w ustawienia programu (menu główne -> Narzędzia -> Ustawienia) i wybrać kartę Lokalizacja;
  2. Kliknąć przycisk Edytor tłumaczeń i przejść na zakładkę Użytkownika 1 (lub ew. Użytkownika 2 lub Użytkownika 3);
  3. W lewym dolnym rogu okna Edytora tłumaczeń należy wybrać z listy rozwijanej jedno ze standardowych tłumaczeń wbudowanych w program (polski, angielski lub niemiecki), na podstawie którego ma zostać przygotowane tłumaczenie użytkownika, po czym kliknąć przycisk Kopiuj z;
  4. Na liście składników dokumentów podlegających tłumaczeniu należy odszukać pole "DrawerVatID" i wyedytować jego zawartość; domyślnie w polskim tłumaczeniu jest to "NIP: %s" (w innych językach inaczej) - można to zmienić pamiętając jednak, aby ciąg znaków zawierał znaki "%s", w miejsce których program wstawi numer identyfikacyjny; jeśli tych znaków nie będzie, program zignoruje wprowadzone zmiany;
  5. Nacisnąć przycisk Zapisz w prawym dolnym rogu okna Edytora;
  6. Zaleca się dodatkowo, aby w oknie Ustawienia na tej samej karcie Lokalizacja jako domyślny język wydruku wybrać "Użytkownika 1" (lub "Użytkownika 2" lub "Użytkownika 3" jeśli edytowano któryś z nich); dzięki temu każda nowa faktura lub rachunek będzie miała automatycznie przypisane tłumaczenie użytkownika i nie trzeba będzie go zmieniać dla poszczególnych dokumentów.
  7. Na koniec należy zatwierdzić zmiany w ustawieniach klikając przycisk OK;

17. Wprowadzam do programu nowy klucz aktywacyjny i jest on akceptowany przez program, jednak po ponownym jego uruchomieniu nadal wczytywany jest stary klucz.

Aby rozwiązać opisany problem, należy dokonać bezpośredniej edycji pliku user.key, który znajduje się w katalogu programu i zawiera jego klucz aktywacyjny. Należy ten plik otworzyć i zastąpić jego dotychczasową treść nowym kluczem aktywacyjnym. W tym celu należy wykonać następujące kroki:

  1. Zamknąć program Proste Faktury (jeśli jest uruchomiony);
  2. Odnaleźć katalog programu na dysku komputera; zazwyczaj jest to c:\Program Files\Proste Faktury lub c:\Program Files (x86)\Proste Faktury, chyba że podczas instalacji programu wybrano inną lokalizację;
  3. Odnaleźć w katalogu programu plik user.key; jeżeli nie są wyświetlane nazwy plików, będzie on widoczny jako po prostu user; nie należy przy tym pomylić pliku klucza z plikami user1.lng, user2.lng i user3.lng, gdyż mają one zupełnie inne przeznaczenie;
  4. Kliknąć plik user.key prawym przyciskiem myszy i wyświetlić menu Otwórz za pomocą; zasadniczo plik należy otworzyć do edycji w programie Notatnik, więc jeśli znajduje się on na liście w menu Otwórz za pomocą, należy po prostu kliknąć tę pozycję; w przeciwnym razie należy skorzystać z opcji Wybierz program domyślny; oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby po prostu uruchomić Notatnik jak każdy inny program i otworzyć w nim plik klucza aktywacyjnego korzystając z opcji menu Plik;
  5. Po otwarciu pliku user.key w Notatniku, należy najpierw usunąć wszelką zawartość jaka się w nim znajduje, a następnie wkleić nowy klucz aktywacyjny i zapisać zmiany (menu Plik -> Zapisz).

18. Podczas próby uruchomienia programu pojawia się komunikat, że nie można załadować biblioteki imagelib.dll, w efekcie czego program kończy pracę.

Problem ten występuje czasami w sytuacji, gdy w systemie operacyjnym zainstalowane jest oprogramowanie antywirusowe Bitdefender. Pozwala ono jednak wyłączyć z ochrony pliki i foldery. W tym celu należy:

  1. Udać się do menu Ustawienia -> Antywirus -> Wyłączenia;
  2. Upewnić się, że Wykluczenia dla plików są włączone (służy do tego odpowiedni przycisk);
  3. Kliknąć link Wykluczone pliki i foldery; w oknie jakie się wówczas pojawi znajduje się m.in. przycisk Dodaj, który pozwoli utworzyć wykluczenie dla folderu Prostych Faktur.

Domyślnie Proste Faktury instalowane są w folderze c:\Program Files\Proste Faktury, jednak jeśli zachodzi potrzeba upewnienia się co do rzeczywistej lokalizacji kopii programu Proste Faktury, odpowiednia procedura została opisana w informacjach n.t. aktualizowania aplikacji do nowej wersji.


19. Czy na wydruku faktury można doprecyzować zwyczajową formułę "data sprzedaży" tak, aby zamiast niej drukowała się np. "data dostawy towaru" lub "data wykonania usługi"?

Jest to możliwe poprzez zmodyfikowanie wybranego tłumaczenia dokumentów. Narzędzie tłumaczenia dokumentów pozwala bowiem zmienić praktycznie każdą treść na fakturze. Należy w tym celu zastosować się do instrukcji z punktu 16 - opisuje on wprawdzie edycję innego pola (wartości) aniżeli "data sprzedaży", jednak procedura edycji jest taka sama dla wszystich pól faktury. W tym przypadku należy stosownie do swoich potrzeb zmienić wartość TransactionDate w sekcji INVOICE, a ewentualnie także ReTransactionDate w sekcjach CRTINVOICE i CRTNOTE.


20. Nastąpiła utrata bazy danych programu, tj. brak jest danych dokumentów, klientów i produktów - czy mogę je odzyskać?

Możliwość odzyskania danych zależy m.in. od przyczyn ich utraty. Jeżeli komputer został np. skradziony lub z innych powodów nie ma do niego dostępu, wówczas odzyskanie danych będzie możliwe jeśli wcześniej korzystano z usługi Kopia online lub wykonywano kopię zapasową danych samodzielnie. Z kolei w przypadku np. uszkodzenia twardego dysku lub zniszczenia całego komputera również należy skorzystać z tych metod, aczkolwiek jeśli w żaden sposób nie wykonywano kopii zapasowej danych to jedyną szansą ich odzyskania są specjalistyczne usługi odzyskiwania danych z uszkodzonych nośników.

W przypadku jeśli utrata danych nie została jednak spowodowana zaginięciem lub uszkodzeniem sprzętu, a np. tylko awarią systemu operacyjnego, zwykle ich odzyskanie możliwe jest przy pomocy narzędzi oferowanych przez sam program. Zgodnie z opisem jaki można znaleźć w dokumentacji w rozdziale Archiwizacja danych i ustawień na lokalnym komputerze program domyślnie zapisuje bowiem dodatkową kopię bazy danych przy każdym swoim zamknięciu. Aby odzyskać z niej bazę danych należy podjąć następujące kroki:

  1. W menu programu wybrać Narzędzia -> Archiwizacja lokalna;
  2. W oknie które się pojawi przejść na kartę Odzyskiwanie;
  3. Obok pola Plik źródłowy kliknąć przycisk przeglądania katalogów;
  4. W oknie dialogowym jakie się pojawi będzie już zazwyczaj wybrany katalog programu - jeśli nie, należy do niego przejść;
  5. W katalogu programu powinien znajdować się podkatalog Autobackup - należy w niego wejść;
  6. Podkatalog Autobackup zawiera pliki kopii danych, które w nazwie zawierają datę i godzinę ich utworzenia; należy wybrać możliwie najnowszy plik z taką datą i godziną, o której wiadomo, że powinny być jeszcze wtedy wszystkie dane; warto pamiętać, że ostatnie kopie danych mogą być już jednak puste, gdyż mogły zostać utworzone już po awarii - pewną wskazówką jest w tej kwestii rozmiar pliku, który po awarii będzie względnie mały (kilkanaście kilobajtów) w porównaniu z plikami sprzed niej;
  7. Po zaznaczeniu właściwego pliku należy kliknąć przycisk Otwórz; nazwa i ścieżka do tego pliku pojawią się we wspomnianym już polu Plik źródłowy na karcie Odzyskiwanie;
  8. Na tej samej karcie należy kliknąć przycisk Start, co zapoczątkuje procedurę przywracania danych;
  9. Należy sprawdzić czy do bazy danych wróciły dane dokumentów, klientów i produktów; jeśli nie, należy wrócić do kroku nr 6 wybierając wcześniejszy plik; warto też jednak pamiętać, że czasami nie uda się odzyskać danych z ostatniej sesji programu sprzed awarii, gdyż mogła ona skutkować niemożliwością utworzenia dodatkowej kopii danych w podkatalogu Autobackup.

21. Czy jeśli korzystałem dotąd z programu Proste Faktury, mogę przejść na program DuoKomp Sprzedaż i Magazyn zachowując wszystkie dane?

Tak, jest możliwa płynna migracja z programu Proste Faktury do programu DuoKomp Sprzedaż i Magazyn. Więcej informacji na ten temat i "mapę drogową" tej procedury można znaleźć w dziale Migracja.


22. Przy próbie wydruku kilku dokumentów na raz pojawia się problem tego rodzaju, że drukują się np. dwie pierwsze, ale kolejne już nie. Konieczne jest zwykle ponowne uruchomienie programu.

Problem pojawił się w sierpniu 2016 wraz z publikacją aktualizacji systemu Windows opisanymi w biuletynie MS16-098: Security update for Windows kernel-mode drivers: August 9, 2016. Konkretnie problem zdają się powodować dwie łaty: KB3177725 i KB3176493, dotyczy on systemów Windows Vista, 7, 8, 8.1 i 10 oraz, najczęściej, laserowych drukarek HP i Samsung. Wymienione problemy z drukowaniem wymienione są w powyższym biuletynie wprost w sekcji "Known issues". Obecnie najskuteczniejszym, choć prawdopodobnie tymczasowym sposobem rozwiązania problemu jest odistalowanie problematycznych aktualizacji. Wydaje się przy tym, że firma Microsoft będzie chciała rozwiązać problem publikując dodatkowe aktualizacje: https://support.microsoft.com/en-us/kb/3187022.

Aby usunąć problematyczne aktualizacje o sygnaturach KB3177725 i/lub KB3176493 należy wykonać następujące kroki:

  1. Otworzyć Panel Sterowania. Zależnie od systemu operacyjnego należy wybrać odpowiednią pozycję w Menu Start, a w przypadku Windows 10 - kliknąć symbol lupy obok Menu Start i wpisać w pasku wyszukiwania "Panel sterowania"; powinien się on pojawić wśród wyników wyszukiwania w oknie powyżej paska, wówczas klikamy tę pozycję.
  2. W oknie Panelu sterowania opcję Widok według ustawiamy na Małe ikony i odnajdujemy aplet Programy i funkcje, który uruchamiamy podwójnym kliknięciem.
  3. Po lewej stronie u góry okna apletu Programy i funkcje klikamy Wyświetl zainstalowane aktualizacje.
  4. Na liście zainstalowanych aktualizacji jaka się wyświetli, w sekcji Microsoft Windows, odnajdujemy i zaznaczamy problematyczną aktualizację. Klikamy Odinstaluj widoczny nad listą.