Księga Podatkowa
KPiR · VAT · Amortyzacja · Płace
Aktualna wersja 4.1

DUOKOMP KSIĘGA PODATKOWA 2017 - Dokumentacja

Rozdział 23.
ARCHIWIZACJA DANYCH I USTAWIEŃ ON-LINE

Spis treści  

KOPIA ZAPASOWA ON-LINE

Zarejestrowani użytkownicy mogą skorzystać z dodatkowej usługi Kopia zapasowa on-line. Stanowi ona uzupełnienie narzędzi służących do archiwizacji danych na komputerze i nośnikach lokalnych (co opisano w odrębnym rozdziale). Pozwala na tworzenie kopii bazy danych i ustawień programu, które przechowywane są w zdalnym katalogu w internecie. Usługa ta może mieć różne zastosowania, ale najważniejsze z nich to:

  • Zabezpieczenie danych i ustawień przed skutkami takich zdarzeń jak:
    • kradzież, awaria lub zniszczenie komputera,
    • awaria oprogramowania lub atak wirusa,
    • przypadkowe lub celowe skasowanie.
    Dane i ustawienia są wówczas o tyle bezpieczne, że jeśli ich kopia znajduje się poza lokalnym komputerem, to nie jest narażona na skutki zdarzenia, które ten komputer dotknęło. Jest to wygodna alternatywa dla narzędzi służących do sporządzania kopii zapasowej na lokalnych nośnikach (płyta, pendrive, twardy dysk, itp), które trzeba potem przenosić i przechowywać ze szczególną uwagą.
  • Wygodne przenoszenie danych i ustawień pomiędzy komputerami jeżeli użytkownik korzysta z kilku kopii programu w różnych fizycznych lokalizacjach. Wysłanie kopii danych i ustawień do zdalnego katalogu i pobranie ich na docelowym komputerze jest wówczas najwygodniejszym sposobem ich transferu.

JAK SKORZYSTAĆ Z USŁUGI?

Kopia zapasowa on-line dostępna jest poprzez interfejs programu w jego menu głównym: Narzędzia|Kopia zapasowa on-line. Całość funkcjonalności dostępna jest poprzez okno, które wyświetli się po wybraniu tej opcji (zrzut nr 1).

Kopia zapasowa on-line wymaga dodatkowej aktywacji, niezależnej od rejestracji i aktywacji programu, która jest zawsze czasowa. Informację jak dokonać aktywacji można uzyskać na stronie internetowej programu. Usługa nie jest dostępna jeżeli program działa w trybie demonstracyjnym, gdyż na jej potrzeby identyfikacja użytkownika odbywa się przy pomocy klucza aktywacyjnego wprowadzonego do programu. Zakładając jednak, że użytkownik jest już zarejestrowany i wprowadził do programu jego klucz aktywacyjny, jednak nie korzystał jeszcze nigdy z usługi, może ją przetestować uruchamiając jej własny tryb testowy.

Kopia zapasowa on-line wymaga połączenia z internetem - przynajmniej w chwili dokonywania operacji na zdalnym katalogu opisanych poniżej.

Zakładając, że użytkownik jest uprawniony do skorzystania z usługi w którymkolwiek z jej wariantów oraz że wyświetlone zostało już odpowiednie okno, należy się z nią połączyć. Służy temu odpowiedni przycisk w dolnej części okna (zrzut nr 2). Jeżeli zostało ustawione hasło dostępu (o czym poniżej), program poprosi wówczas o jego podanie.

Podstawowym składnikiem usługi jest znajdujący się na internetowym serwerze zdalny katalog, w którym składowane są kopie danych i ustawień. Większą cześć okna programu służącego do korzystania z usługi zajmuje lista kopii znajdujących się w katalogu. Lista ta staje się widoczna pod warunkiem, że użytkownik podłączył się już do serwera. Ponieważ Kopia zapasowa on-line współpracuje z kilkoma różnymi aplikacjami, nad listą znajduje się dodatkowy filtr. Chociaż domyślnie wyświetalne są wszystkie pliki składowane w katalogu, bez względu na ich pochodzenie, to jednak listę kopii można filtrować wg kryterium aplikacji, przez którą zostały utworzone.

Możliwe są 3 główne operacje na zdalnym katalogu:

  • Zapisanie nowej kopii danych lub ustawień (zrzut nr 3). Po wybraniu tej opcji zostanie utworzone archiwum, jednak zamiast zapisania go na lokalnym nośniku danych, program wyśle je na serwer internetowy.
  • Pobranie kopii danych lub ustawień z serwera (zrzut nr 4). Operacja ta ma dwa warianty. Najbardziej typowy polega na ściągnięciu wybranego archiwum z serwera i automatyczne przywrócenie z niego bazy danych lub ustawień w miejsce aktualnej bazy programu. Możliwe jest jednak również jedynie pobranie i zapisanie archiwum na dysku, bez przywracania jego zawartości. Takie archiwum można np. przywrócić w poźniejszym czasie przy pomocy narzędzia Archiwizacja opisanego w rozdziale o archiwizacji danych na lokalnym komputerze.
  • Usunięcie kopii danych lub ustawień z serwera (zrzut nr 5). Należy ostrożnie korzystać z tej możliwości, gdyż nie ma sposobu przywrócenia usuniętej kopii.

Z listą kopii składowanych w zdalnym katalogu związanych jest jeszcze kilka innych bardzo przydatnych funkcji (zrzut nr 6):

  • Ochrona wybranych kopii przed przypadkowym usunięciem. Oznaczenie danej pozycji jako chronionej skutkuje tym, że ewentuana próba usunięcia tej kopii zostanie zablokowana przez serwer usługi. Jeśli użytkownik faktycznie chce ją skasować, musi najpierw wyłączyć ochronę korzystając z odpowiedniego przycisku. Chronione kopie są na liście oznaczone symbolem klucza.
  • Dołączone do wybranych kopii opisy użytkownika. Domyślnie program podaje tylko ściśle techniczne informacje nt. kopii składowanych w katalogu, takie jak aplikacja źródłowa, rodzaj archiwum i jego rozmiar. Użytkownik może jednak dodatkowo wstawić własny, znaczący dla niego opis o maksymalnej długości 255 znaków. Jest on wówczas wyświetlany w odpowiedniej kolumnie na liście.

BEZPIECZEŃSTWO KORZYSTANIA Z USŁUGI

Korzystanie z usługi Kopia zapasowa on-line jest bezpieczne, gdyż transmisja danych odbywa się poprzez zaszyfrowane połączenie (SSL).

Zaleca się jednak ustawienie hasła dostępu dla danego użytkownika (zrzut nr 7). Ponieważ użytkownik identyfikowany jest w usłudze przy pomocy klucza aktywacyjnego programu, pozyskanie go przez osoby niepowołane mogłoby umożliwić im dostęp do danych. Ustawienie hasła dostępu znacznie zmniejsza takie ryzyko. W przypadku zapomnienia hasła lub utraty go w innych okolicznościach możliwe jest zastosowanie procedury jego resetu (zrzut nr 8). Zostanie wówczas wygenerowane nowe hasło, które zostanie następnie wysłane na adres e-mail zapisany na koncie użytkownika na stronie internetowej programu.

CZY KOPIA ZAPASOWA ON-LINE ZASTĘPUJE INNE METODY ARCHIWIZACJI DANYCH?

Kopia zapasowa on-line jest jedną z możliwych metod zabezpieczenia danych przed utratą. Do jej niewątpliwych zalet należą oderwanie kopii danych od konkretnego komputera, którego może dotyczyć zdarzenie prowadzące do ich utraty, jak również wielka prostota tworzenia, składowania i przywracania ich kopii. Nie mniej jednak trzeba pamiętać, że usługa wymaga m.in. połączenia z internetem oraz odpowiedniego zabezpieczenia hasłem. Pomimo dołożenia wielu starań ze strony usługodawcy nie da się też w 100% wykluczyć ryzyka, iż integralność danych ulegnie naruszeniu podczas transmisji przez internet lub podczas składowania w zdalnym katalogu. Zaleca się użytkownikom, aby na bieżąco posiadali kilka kopii zapasowych bazy danych, na różnych nośnikach i w różnych lokalizacjach. Przemyślane jednoczesne wykorzystanie narzędzi archwizacji na nośnikach lokalnych oraz usługi Kopia zapasowa on-line zapewnia potencjalnie bardzo wysoki stopień bezpieczeństwa danych, którego nie da się osiągnąć stosując wyłącznie jedną metodę.

Spis treści  Do góry