Proste Faktury
Komfort fakturowania dla każdego
Aktualna wersja 2.8

Proste Faktury - Dokumentacja

Rozdział 6.
WYSTAWIANIE FAKTUR I RACHUNKÓW

Spis treści  

Aby utworzyć nową fakturę VAT, rachunek lub dzienne zastawienie sprzedaży, należy wybrać odpowiednią opcję w menu i/lub pasku narzędzi programu. Istnieje kilka miejsc z których można utworzyć nowy dokument. Są to przede wszystkim:

  • Pierwszy z przycisków paska narzędzi okna głównego (zrzut nr 1). Bezpośrednie kliknięcie w przycisk tworzy nowy dokument domyślnego rodzaju - standardowo jest to faktura VAT, jednak domyślny rodzaj nowego dokumentu można zmienić w oknie Ustawienia. Można również kliknąć znajdujący się obok głównego przycisku mniejszy przycisk otwierający menu z listą wszystkich możliwych do utworzenia dokumentów i wybrać żądany.
  • Menu Nowy... w oknie listy wystawionych faktur i rachunków (zrzut nr 2).
  • Podmenu Sprzedaż menu okna głównego (zrzut nr 3). W przeciwieństwie do miejsc wymienionych wyżej można z tego miejsca wystawić również dokument będący duplikatem faktury lub rachunku.

Program udostępnia 6 formularzy służących do wystawiania faktur, rachunków oraz podobnych do nich dokumentów. Służą one do wystawiania odpowiednio:

  • faktur VAT, kasowych, VAT marża, pro forma oraz wewnętrznych (jeden wspólny formularz),
  • rachunków,
  • faktur korygujących,
  • not korygujących,
  • faktur VAT RR,
  • dziennych zestawień sprzedaży.

Co do zasady przygotowanie i wydrukowanie dokumentu nie wymaga uprzedniego dokonania żadnych dodatkowych czynności: wystarczy wyświetlić odpowiedni formularz i wpisać dane. Dostępne są przy tym ekranowe podglądy wydruków, identyczne lub prawie identyczne z rzeczywistymi wydrukami.

Wymienione formularze automatycznie i na bieżąco przeliczają wszystkie wartości liczbowe. Wyjątkiem jest tylko rząd „przed korektą” w fakturze korygującej (gdyż dane te mogą być błędne, a program z założenia nie dokonuje błędnych wyliczeń). Możliwe jest wystawianie faktur liczonych od cen netto, brutto, lub zamiennie obu z nich - co opisano szczegółowo w odrębnym rozdziale. Ilość sprzedanych produktów może mieć maksymalną dokładność 4 miejsc po przecinku. Można również wpisywać stawki podatku, które posiadają część ułamkową.

Wszystkie kwoty pieniężne co do zasady przedstawiane są z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. Wyjątkowo cena netto i brutto może mieć dokładność 4 miejsc po przecinku - jeśli zostanie tak wpisane na formularzu faktury bądź rachunku. W razie potrzeby dokonywane jest arytmetyczne przybliżenie liczb.

Wydrukowane i zapisane dokumenty zapamiętywane są w bazie danych. Ich listę można przeglądać w stosownym oknie, skąd można też ponownie dokument otworzyć (w celu przejrzenia, edycji lub drukowania) albo go usunąć. Menu tego okna udostępnia również specjalne sposoby wystawiania faktur (zrzut nr 4):

  • Klonowanie, które tworzy nowy dokument identyczny z zaznaczonym na liście, nadając mu jedynie nowy numer i datę wystawienia.
  • Korygowanie faktur niektórych rodzajów. Tworzona jest nowa faktura korekta do zaznaczonego dokumentu. Korektę można wystawić również na ogólnych zasadach opisanych wcześniej. Dodatkowo, w jej formularzu istnieje opcja wyszukania faktury korygowanej, której dane zostaną wówczas pobrane do dokumentu korygującego.
  • Duplikowanie dokumentów. Tworzony jest identyczny dokument jak zaznaczony, z tym że jest on oflagowany jako duplikat i można mu wybrać datę wystawienia duplikatu (domyślnie jest to data jego utworzenia w programie).

Faktury i rachunki można również wystawiać w kontekście (tj. na podstawie) kontahenta lub produktów zaznaczonych w słowniku kontrahentów lub produktów (opisanych w odpowiednim rozdziale). Jeśli w oknie słownika zaznaczono na liście dokładnie jednego kontrahenta lub przynajmniej jeden produkt, aktywna staje się opcja Wystaw w menu takiego słownika (zrzut nr 5). Wybranie określonego rodzaju dokumentu spowoduje jego utworzenie, przy czym będzie on już zawierał wybranego kontrahenta lub produkty.

Możliwe jest również wystawianie faktur i rachunków w związku z dokumentami magazynowymi. Zostało to opisane w rozdziale poświęconym obsłudze magazynu.

Bardzo pomocne i zalecane jest przejrzenie domyślnych ustawień programu (okno Ustawienia), gdzie wprowadza się dane wspólne wszystkim dokumentom, jak m.in. dane personalne i adresowe wystawcy. Jednorazowe skorzystanie z tego okna bardzo ułatwia przygotowanie dokumentów w przyszłości. Natomiast w razie potrzeby można zmienić te ustawienia dla konkretnej faktury lub rachunku.

Spis treści  Do góry